Dans le cadre de ses activités, Agence Symbiose (ci-après « nous » ou « notre ») est amenée à collecter et traiter des données personnelles vous concernant. Soucieux de protéger votre vie privée, nous nous engageons à traiter ces données conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – UE 2016/679) et de la loi française Informatique et Libertés modifiée.

Le cas échéant, nous veillons également au respect des autres réglementations locales applicables en matière de protection des données, notamment la Loi fédérale sur la protection des données (LPD) en Suisse. La présente Politique de confidentialité vous informe sur la manière dont nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles, ainsi que sur vos droits.

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur le site www.agencesymbiose.com est :

BF SEATS SASU, au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Créteil sous le n° 952 764 017, dont le siège social est situé au 86 rue Gabriel Péri, 94240 L’Haÿ-les-Roses, France.
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E-mail de contact : Thomas@agencesymbiose.com

Cette société édite le site Agence Symbiose et détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés dans ce cadre.

Nous veillons à ne collecter que les données strictement nécessaires au regard des finalités exposées ci-après. Selon la nature de vos interactions avec notre site ou nos services, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

‍Données d’identification : par exemple, vos nom, prénom, nom de société, fonction, numéro de téléphone, adresse email, voire adresse postale le cas échéant (notamment via les formulaires de contact, inscription à une newsletter ou demande de livre blanc).

Données de navigation : informations relatives à votre navigation sur le site www.agencesymbiose.com, telles que l’adresse IP, les pages consultées, la date et l’heure de la connexion, le type de navigateur ou terminal utilisé, et les données collectées par les cookies ou traceurs similaires (voir section Cookies).

Données de correspondance : contenu des messages que vous nous envoyez via les formulaires ou par email, ainsi que les échanges ultérieurs éventuels.

Données commerciales : si vous devenez client ou partenaire, nous pouvons collecter des informations liées à la relation commerciale (par exemple, historique de commandes ou de prestations, facturation, modes de paiement, etc.).

Aucune donnée sensible (telle que définie par le RGPD : origines raciales ou ethniques, opinions politiques, convictions religieuses, santé, etc.) n’est collectée sans votre consentement explicite. Nous vous demandons de ne pas renseigner de telles informations sensibles dans les formulaires libres.

Vos données personnelles sont collectées et traitées uniquement pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. En particulier, nous utilisons vos données dans les cas suivants :

‍Prise de contact et communication : traiter vos demandes transmises via le formulaire de contact ou par email (par exemple, demandes d’informations sur nos services, devis, rappel téléphonique).

Prospection commerciale et marketing : avec votre consentement, vous envoyer notre newsletter, des offres commerciales, actualités ou contenus (livres blancs, articles de blog, invitations à des événements, etc.) susceptibles de vous intéresser.

Fourniture de services et gestion de la relation client : traiter et exécuter les éventuelles prestations contractées (gestion des devis, contrats et projets, communication dans le cadre de la mission, facturation, suivi client).

Analyse d’audience et amélioration du site : recueillir des informations via des cookies ou outils analytiques (par ex. Google Analytics) afin de comprendre l’utilisation du site par les visiteurs, mesurer l’audience, améliorer l’ergonomie, les contenus et nos services.

Publicité ciblée (retargeting) : sous réserve de votre consentement, exploiter des traceurs marketing (par ex. Facebook Pixel ou outils similaires) pour diffuser des publicités personnalisées sur les plateformes tierces (réseaux sociaux, régies publicitaires) en fonction de votre navigation sur notre site.

Respect des obligations légales : le cas échéant, respecter nos obligations légales, comptables ou réglementaires (par ex. tenue de la comptabilité, conservation des pièces justificatives, réponses aux demandes des autorités légalement habilitées).

Nous n’utilisons pas vos données d’une manière incompatible avec ces finalités initiales sans vous en informer préalablement et, le cas échéant, recueillir votre consentement.

Conformément à la réglementation, chaque traitement de données personnelles s’appuie sur une base légale appropriée :

‍Votre consentement – Pour les traitements liés à la prospection commerciale et au marketing (ex : envoi de newsletter ou d’emailing promotionnel) ainsi que le dépôt de cookies non essentiels (mesure d’audience, pixels de ciblage publicitaire), nous vous sollicitons explicitement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir Section 9 sur vos droits).

L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles – Cette base légale s’applique lorsque le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures prises à votre demande avant de conclure un contrat. Par exemple, le traitement de vos coordonnées pour établir un devis ou vous fournir un service que vous avez commandé.

Notre intérêt légitime – Dans certains cas, nous traitons vos données personnelles sur la base de notre intérêt légitime, tout en veillant à ne pas porter une atteinte excessive à vos droits et libertés. Par exemple, cela peut concerner l’amélioration continue de nos services et de notre site web, la prospection B2B auprès de contacts professionnels, ou la défense de nos intérêts en justice.

Une obligation légale – Nous pouvons être tenus de conserver ou divulguer certaines données en vertu d’obligations légales. Par exemple, les données de facturation doivent être conservées le temps requis par la loi fiscale et comptable, ou nous pourrions devoir communiquer des informations aux autorités en cas de réquisition judiciaire.

Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, et dans le respect des durées légales de conservation. De manière générale :

‍Données de contact et prospection (formulaires, demandes d’informations non suivies d’un contrat) : conservées jusqu’à 3 ans après le dernier échange émanant de votre part (dernier contact), sauf opposition de votre part avant ce terme.

Données de la newsletter : conservées tant que vous ne vous êtes pas désinscrit. En l’absence d’interaction de votre part sur nos communications pendant 3 ans, nous pourrons supprimer ou anonymiser vos données de notre liste de diffusion. Vous pouvez également vous désabonner à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque envoi.

Données clients (contrats, factures…) : conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis 5 ans après la fin du contrat. Certaines données administratives ou comptables (factures, pièces comptables) peuvent être archivées plus longtemps (généralement 10 ans) en conformité avec les obligations légales.

Données de navigation (cookies analytiques et publicitaires) : les informations collectées via les cookies/traceurs sont conservées pour une durée maximale de 13 mois (durée standard recommandée par la CNIL pour les cookies de mesure d’audience), à compter de leur dépôt sur votre terminal. Les données de journaux (logs) du serveur web peuvent être conservées pendant une durée de quelques mois à un an à des fins de sécurité.

Autres données : pour toute autre catégorie de données, nous appliquons des durées de conservation appropriées en fonction des exigences légales et des recommandations des autorités de protection des données. Une fois la durée de conservation expirée, les données sont soit supprimées, soit anonymisées de manière irréversible.

Les données personnelles collectées sont destinées en premier lieu à l’usage interne de BF SEATS / Agence Symbiose. Seules les personnes habilitées de notre équipe (dans la limite de leurs attributions respectives, par exemple le personnel en charge du marketing, du commercial, de la technique ou de la facturation) peuvent accéder à vos informations dans le cadre normal de leurs missions.

Nous pouvons toutefois être amenés à communiquer certaines de vos données à des destinataires externes de confiance, strictement pour les besoins des finalités décrites et dans les conditions suivantes :

‍Prestataires techniques et sous-traitants : nous faisons appel à des prestataires pour la bonne gestion de notre activité et du site, par exemple : l’hébergeur du site (qui stocke les données sur ses serveurs), notre fournisseur de service de mailing/newsletter, notre outil de CRM (gestion de la relation client) ou nos outils de suivi d’audience et de marketing (tels que Google Analytics, Meta/Facebook…). Ces prestataires agissent selon nos instructions et sont tenus contractuellement de garantir la confidentialité et la sécurité des données. Nous veillons à ce qu’ils présentent des garanties adéquates de conformité au RGPD (par exemple, clauses contractuelles types en cas de transfert hors UE, adhésion à un code de conduite ou mécanisme de certification, etc.).

Partenaires ou filiales éventuels : uniquement avec votre consentement explicite, nous pourrions partager certaines informations avec des partenaires commerciaux ou des entités affiliées, par exemple si nous organisons un événement ou co-éditons un contenu avec un partenaire et que vous vous inscrivez à cette occasion. Dans ce cas, vous serez informé de l’identité du partenaire concerné au moment de la collecte et aurez la possibilité de consentir ou non au partage.

Obligations légales et autorités : nous pouvons être amenés à divulguer certaines données personnelles pour nous conformer à des obligations légales ou si une autorité judiciaire ou administrative nous le demande (par exemple, dans le cadre d’une enquête, d’une procédure judiciaire, ou pour assurer la sécurité nationale, la défense ou la sécurité publique). Dans la mesure permise par la loi, nous vous informerons de cette communication.

Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons vos données personnelles à des tiers à des fins marketing sans votre consentement explicite. En dehors des cas précités, aucune donnée personnelle n’est accessible ou communiquée à des tiers, sauf avec votre accord ou dans les cas permis par la loi.

Calendly : lorsque vous utilisez notre module de prise de rendez-vous en ligne (intégré sur notre site via Calendly), certaines de vos données (nom, email, informations transmises dans le formulaire de réservation, ainsi que des données techniques liées aux cookies et traceurs) sont collectées et traitées par Calendly LLC. Ces données sont nécessaires à l’organisation et à la gestion de nos rendez-vous. Calendly peut également déposer des cookies pour assurer le fonctionnement du service et à des fins analytiques. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la Politique de confidentialité de Calendly

En principe, nous privilégions le stockage de vos données personnelles sur des serveurs localisés au sein de l’Union européenne ou dans des pays disposant d’un niveau de protection adéquat reconnu par la Commission européenne. Toutefois, certains de nos prestataires (par exemple, Webflow, Inc. pour l’hébergement du site, ou des outils de marketing/analytique tels que Google ou Meta) sont situés en dehors de l’UE (notamment aux États-Unis).

Dans ces situations, nous nous assurons que des garanties appropriées encadrent le transfert de vos données en dehors de l’Espace Économique Européen. Ces garanties peuvent inclure :

La vérification que le destinataire des données est situé dans un pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat par l’UE (par exemple, la Suisse bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne pour les transferts de données).

La signature de Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne avec le prestataire concerné, complétées au besoin par des mesures supplémentaires de protection et de sécurité.

L’adhésion du prestataire à un mécanisme de certification approprié. Par exemple, certains prestataires américains peuvent être certifiés dans le cadre du Data Privacy Framework UE-Étas-Unis adopté en 2023, garantissant un niveau de protection conforme aux exigences européennes.

Vous pouvez nous contacter (voir Section 9 ci-dessous) pour obtenir plus d’informations sur les transferts de vos données et les garanties en place. Nous restons vigilants quant à l’évolution juridique concernant les transferts internationaux de données et ajusterons nos pratiques en conséquence.

Conformément à la réglementation applicable (RGPD, loi Informatique et Libertés, LPD suisse le cas échéant), vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles. Vous pouvez, à tout moment et gratuitement, exercer les droits suivants :

‍Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées par Agence Symbiose, et le cas échéant, recevoir une copie des données en question ainsi que des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données concernées, les destinataires, la durée de conservation, etc.

Droit de rectification : demander la correction des données personnelles inexactes vous concernant ou le complément des données incomplètes, afin que nous disposions d’informations à jour vous concernant.

Droit à l’effacement (droit à l’oubli) : obtenir la suppression de vos données personnelles dans les meilleurs délais, notamment si ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles avaient été collectées, ou si vous retirez votre consentement (lorsque le consentement était la base légale) ou encore si vous vous opposez au traitement. Ce droit peut toutefois être limité par nos obligations légales (par ex. nous ne pouvons pas effacer des données que la loi nous impose de conserver).

Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation personnelle, à un traitement de vos données fondé sur l’intérêt légitime. En matière de prospection, vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de marketing (par ex. opposition à recevoir la newsletter ou des sollicitations commerciales).

Droit à la limitation du traitement : dans certains cas prévus par la loi, vous pouvez demander de geler temporairement l’utilisation de certaines de vos données (par exemple, le temps de vérifier l’exactitude d’une information ou la légitimité d’un traitement). Les données concernées ne seront alors plus utilisées, mais seulement conservées.

Droit à la portabilité : pour les traitements fondés sur votre consentement ou un contrat, et effectués par des moyens automatisés, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de pouvoir les transférer à un autre responsable de traitement si vous le souhaitez. Vous pouvez aussi nous demander, lorsque c’est techniquement possible, de transférer directement ces données à un autre organisme.

Droit de retirer votre consentement : pour les traitements fondés sur votre consentement (par ex. envoi de newsletter, cookies analytiques/marketing), vous pouvez à tout moment retirer votre consentement. Ce retrait n’aura pas d’effet rétroactif sur la licéité des traitements déjà effectués, mais nous cesserons alors d’utiliser vos données pour les finalités concernées.

Droit de définir des directives post-mortem : en France, vous avez le droit de définir des instructions relatives au sort de vos données personnelles après votre décès (conservation, effacement ou communication de vos données). Ces directives peuvent être générales ou particulières. Vous pouvez les confier à un tiers de confiance certifié par l’État ou à nous faire parvenir vos directives spécifiques pour nos traitements de données vous concernant.

Comment exercer vos droits ? Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en nous adressant votre demande accompagnée d’un justificatif d’identité (pour nous permettre de vérifier que la demande émane bien de la personne concernée) :

par email à l’adresse : Thomas@agencesymbiose.com

ou par courrier postal à l’adresse du siège de BF SEATS SASU : 86 rue Gabriel Péri, 94240 L’Haÿ-les-Roses, France.

Nous vous répondrons dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des délais légaux (1 mois renouvelable si nécessité, en vous informant des raisons du délai supplémentaire le cas échéant). L’exercice de ces droits est gratuit. Toutefois, en cas de demandes manifestement infondées ou excessives, nous nous réservons la possibilité de réclamer des frais raisonnables ou de refuser d’y donner suite (conformément à la réglementation).

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement mis en œuvre n’est pas conforme aux règles de protection des données, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente. En France, il s’agit de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – www.cnil.fr). Si vous résidez dans un autre pays de l’Union européenne, vous pouvez contacter l’autorité locale de protection des données. De même, les résidents suisses peuvent contacter le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT – www.edoeb.admin.ch) en cas de besoin.

Notre site web utilise des cookies et technologies similaires (pixels, tags, etc.) afin d’améliorer votre expérience utilisateur, d’analyser le trafic du site et de vous proposer des contenus ou publicités pertinents. Un cookie est un petit fichier texte déposé sur votre terminal (ordinateur, smartphone…) lors de la consultation de notre site, sous réserve de vos choix.

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‍Cookies et traceurs publicitaires : Notre site peut également intégrer des cookies ou pixels émanant de tiers dans le but de réaliser du ciblage publicitaire ou du remarketing. Par exemple, le Pixel Meta (Facebook) ou des cookies de Google Ads/DoubleClick peuvent être utilisés pour vous proposer, sur d’autres plateformes, des publicités personnalisées en fonction de votre navigation sur notre site. Ces cookies impliquent le traitement de certaines de vos données de navigation qui peuvent être croisées avec d’autres informations vous concernant si vous êtes utilisateur de ces plateformes. Ils ne sont déposés qu’avec votre consentement préalable. Si vous les refusez, vous continuerez à voir de la publicité, mais elle ne sera pas personnalisée en fonction de notre site.

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Veuillez noter que le refus des cookies non essentiels n’affectera pas votre accès au site, hormis pour les fonctionnalités éventuellement dépendantes de ces cookies. En revanche, le blocage des cookies techniques via votre navigateur peut dégrader voire empêcher certaines fonctionnalités du site (par exemple, empêcher la prise en compte de vos préférences de langue ou de confidentialité).

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Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, l’altération, l’accès ou la divulgation non autorisés. Par exemple, notre site est sécurisé via le protocole HTTPS (chiffrement TLS) pour garantir la confidentialité des informations transitant entre votre navigateur et notre site. Nous veillons également à maintenir à jour nos systèmes et à utiliser des pare-feux et outils de détection des intrusions pour prévenir tout accès malveillant. En interne, l’accès à vos données est soumis à des permissions restreintes et nos collaborateurs sont sensibilisés à la protection des données. Nous effectuons régulièrement des sauvegardes de nos bases d’informations pour prévenir tout risque de perte ou d’altération en cas d’incident technique.

En dépit de tous nos efforts, il est important de souligner qu’aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. En cas de violation de données personnelles (incident de sécurité ayant des conséquences préjudiciables sur vos données) susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous notifierons cet incident dans les meilleurs délais, conformément aux exigences légales.

Nous pouvons être amenés à modifier la présente Politique de confidentialité afin de refléter les évolutions de nos pratiques, de la réglementation ou pour toute autre raison légale ou technique. En cas de mise à jour substantielle, nous publierons ces changements sur cette page et/ou vous en informerons par un moyen approprié (par exemple, via un email si vous nous avez fourni votre adresse). Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modification.

La présente politique de confidentialité est entrée en vigueur le 1er septembre 2025 (dernière mise à jour le 7 septembre 2025).